Informační memorandum o zpracování osobních údajů pro dodavatele

INFORMAČNÍ MEMORANDUM O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO DODAVATELE

Pražská plynárenská Distribuce, a.s., člen koncernu Pražská plynárenská, a.s., IČO 27403505, se sídlem U Plynárny 500, Praha 4, PSČ 145 08, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou B 10356 (dále jen „my“ nebo „PPD“), je správce Vašich osobních údajů, což znamená, že určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování Vašich osobních údajů a odpovídá za něj.  

Rádi bychom Vám v tomto Informačním memorandu (dále jen „Informace“) poskytli přehledné a srozumitelné informace o tom, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje, o jejich kategoriích, rozsahu a účelu, pro který jsou zpracovávány, o zdroji, ze kterého jsou Vaše osobní údaje získávány a o osobách, kterým jsou Vaše osobní údaje předávány. Naleznete zde také informace o Vašich právech v oblasti zpracování osobních údajů.

Informace v tomto dokumentu platí pro fyzické osoby poskytující osobní údaje, které jsou dodavateli PPAS, ale v přiměřené míře se uplatní rovněž pro potenciální dodavatele (tj. osoby, se kterými jsme doposud nenavázali smluvní vztah, ale jsme s nimi již v kontaktu) a na dodavatele bývalé, jejichž údaje stále můžeme za určitých podmínek zpracovávat. Informace zde uvedené se v přiměřeném rozsahu uplatní též na zástupce dodavatelů.

  1. KDO JSME, KDE A JAK NÁS MŮŽETE KONTAKTOVAT?

Jsme členem koncernu Pražská plynárenská, a.s., IČO: 60193492, se sídlem Národní 37, Praha 1 – Nové Město, PSČ 110 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou B 2337(dále jen „PPAS“) a provozujeme distribuční plynovou soustavu na území vymezeném rozhodnutím Energetického regulačního úřadu o udělení licence na distribuci plynu č. 220604881. Jedná se především o Hlavní město Praha a některá území ve Středočeském kraji. Více informací o našich činnostech naleznete na webových stránkách www.ppdistribuce.cz. Pokud zde nenajdete odpovědi na své dotazy, které se týkají osobních údajů, nebo chcete některé informace podrobněji vysvětlit, můžete nás kontaktovat:

  • datovou schránkou, ID datové schránky: w9qfskt
  • osobně v našich obchodních kancelářích
  • poštou na adresu U Plynárny 500, 145 08 Praha 4

Nepodaří-li se Vám vyřešit Vaši záležitost prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů, můžete od 25. 5. 2018 kontaktovat našeho pověřence pro ochranu osobních údajů (poverenec@ppdistribuce.cz).

  1. ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Při zpracování osobních údajů dodavatelů respektujeme a ctíme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů, přičemž dodržujeme zejména následující zásady:

  1. osobní údaje dodavatelů zpracováváme korektně, zákonným a transparentním způsobem;
  2. shromažďování osobních údajů probíhá výhradně pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nezpracováváme je dále způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;
  3. rozsah zpracovávaných osobních údajů je přiměřený, relevantní a omezený pro naplnění stanovených účelů;
  4. jsou přijata veškerá rozumná opatření, abychom zpracovávali výhradně přesné a aktualizované osobní údaje a aby osobní údaje, které jsou nepřesné, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny;
  5. osobní údaje uchováváme po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou zpracovávány;
  6. zpracování osobních údajů probíhá pouze způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
  1. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

Pro účely, které jsou popsány dále v této Informaci, zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

  1. identifikační a adresní údaje: akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, údaje o dokladech totožnosti, adresa trvalého bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, u fyzické osoby podnikatele i obchodní firmu či dodatek připojený ke jménu, sídlo podnikání a IČO;
  2. elektronické kontaktní údaje: telefon, mobilní telefon, fax, e-mailová adresa, ID datové schránky;
  3. další osobní údaje potřebné pro plnění smlouvy: číslo bankovního účtu, spojovací číslo SIPO, výše plateb a případně další takové údaje;
  4. informace o bonitě a důvěryhodnosti: záznamy o plnění platebních povinností, a to včetně informací z veřejných rejstříků;
  5. další osobní údaje poskytnuté dodavatelem ve smluvních či v jiných dokumentech, při jednáních a při využívaní služeb PPD, a to včetně pozdějších aktualizací;
  1. JAK ZÍSKÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

Vaše osobní údaje získáváme od Vás, od třetích osob nebo z veřejně dostupných zdrojů.

  • od Vás na základě Vašich žádostí a v rámci jednání o uzavření smlouvy; nebo při osobní nebo písemné komunikaci s Vámi, včetně komunikace emailem;
  • od třetích osob oprávněných s Vašimi osobními údaji nakládat a předat nám je při splnění stanovených podmínek;
  • z veřejně dostupných zdrojů, zejména ze sociálních sítí a internetu, pokud údaje sami zveřejníte; z veřejných rejstříků, zejména z katastru nemovitostí, z obchodního rejstříku, nebo insolvenčního rejstříku;
  • z vlastní činnosti při hodnocení údajů, které nám poskytujete v souvislosti s využíváním našich služeb.
  1. PRO JAKÉ ÚČELY ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu. Po splnění účelu můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiné účely, než pro které byly shromážděny. Rovněž o těchto jiných účelech Vás informujeme níže v této kapitole. Vaše osobní údaje zpracováváme:

  1. pro účely uzavření smluv, pro účely plnění smlouvy, kterou jsme s Vámi uzavřeli, a při vyřizování Vašich žádostí,
  2. pro účely našich oprávněných zájmů.

Ad a)   Pro účely uzavření smluv, pro účely plnění smlouvy, kterou jsme s Vámi uzavřeli, a při vyřizování Vašich žádostí

Zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely související s plněním smluvních závazků obou smluvních stran, zejména pro účely platného uzavření, změny a ukončení smluv, a související fakturace, reklamací a komunikace. Poskytnutí uvedených osobních údajů je tedy smluvním požadavkem.

Pro tyto účely jsou zpracovávány v zásadě veškeré osobní údaje, které o Vás zpracováváme (viz výše kapitola II. této Informace). Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu trvání příslušné smlouvy a dále po dobu, dokud nejsou vypořádány závazky z těchto smluv.

Ad d)   Pro účely našich oprávněných zájmů

Pro účely našich oprávněných zájmů je možné zpracovávat osobní údaje tam, kde je potřeba chránit majetek, život a zdraví nebo o právo vymáhat naše oprávněné nároky.

Jedná se o následující oprávněné zájmy PPD:

  • Vymáhání pohledávek nebo obhajobu našich právních nároků. - Za účelem vymáhání pohledávek nebo obhajobu našich právních nároků jsou zpracovávány v zásadě veškeré osobní údaje, které o Vás zpracováváme (viz výše kapitola II. této Informace). Tyto Vaše osobní údaje předáváme za účelem vymáhání našich pohledávek třetím osobám, jak je blíže popsáno v kapitole V. této Informace. Tyto osobní údaje uchováváme nejdéle po dobu běhu promlčecích lhůt. V případě zahájení soudního, rozhodčího, exekučního nebo jiného obdobného řízení je dále zpracováváme po dobu tohoto řízení a následně po dobu běhu lhůt pro podání mimořádných opravných prostředků. Pokud je podán mimořádný opravný prostředek, uchováváme tyto osobní údaje také během řízení o tomto mimořádném opravném prostředku.
  • Poptávka produktu a služeb. Pokud jste náš stávající dodavatel, můžeme Vás v omezeném rozsahu oslovovat i bez Vašeho souhlasu v souvislosti s poptávkou Vašich produktů a služeb, které souvisí s produkty či službami, které jsme již od Vás čerpali, nebo čerpáme. Takové oslovování může být uskutečněno různými kanály, zejména telefonicky, poštou či elektronickými prostředky (včetně elektronické pošty a textových zpráv). V této situaci zpracováváme Vaše osobní údaje jen v omezeném rozsahu, obvykle jen Vaše identifikační údaje, adresní údaje a údaje o elektronickém kontaktu. Doba zpracování odpovídá době trvání smluvního vztahu mezi Vámi a PPD, nevznesete-li proti tomuto zpracování námitku; pak je takovéto zpracování okamžitě ukončeno. V případě využití zveřejněných údajů je jejich zpracování ukončeno okamžitě po odmítnutí nabídky.   
  • Řízení společnosti, výzkumy, vnitřní vyhodnocování a reporting. Pro efektivnější dosažení našich obchodních cílů a přizpůsobení produktů využíváme v omezeném rozsahu Vaše osobní údaje též pro potřeby statistických výzkumů, vnitřní administrativní potřeby, provádění analýz a pro interní reporting v rámci společnosti. Ačkoliv za vstup pro tyto činnosti mohou sloužit též Vaše osobní údaje, výsledky těchto činnosti mají obvykle anonymizovanou podobu. K dalšímu zpracování Vašich údajů v této souvislosti tudíž nedochází.
  • Sdílení v rámci koncernu. Přestože ostatní společnosti koncernu pro naši společnost obvykle vystupují při zpracování Vašich osobních údajů v roli zpracovatele, v omezeném rozsahu může docházet též ke sdílení (a předávání) Vašich osobních údajů těmto jiným společnostem koncernu, a to pro vnitřní administrativní účely. Tím nejsou dotčena ustanovení zvláštních právních předpisů, která sdílení či předávání osobních údajů zakazují. Ujišťujeme Vás, že všechny společnosti koncernu dodržují srovnatelná pravidla a zásady ochrany osobních údajů, jako dodržuje naše společnost.
  1. KOMU POSKYTUJEME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

Jak již bylo v úvodu zmíněno, Vaše osobní údaje zpracováváme jako správci. To znamená, že určujeme účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme a stanovujeme prostředky zpracování. Pro plnění našich právních povinností jsme v některých případech povinni poskytovat Vaše osobní údaje třetím stranám, které jsou také v roli správců osobních údajů. Jedná se zejména o následující případy:

  • poskytování osobních údajů na vyžádání orgánům činným v trestním, přestupkovém či správním řízení,
  • poskytování osobních údajů jiným osobám v rámci uplatnění zákonem stanovených práv a plnění zákonem stanovených povinností.

Zpracováním Vašich osobních údajů můžeme pověřit i třetí osoby – zpracovatele. Zpracovatel osobních údajů je každý, kdo na základě zvláštního zákona nebo pověření či zmocnění správcem, tedy PPD, zpracovává osobní údaje. V těchto případech je smluvně i regulací garantována stejná ochrana Vašich údajů, jako je tomu ze strany PPD nebo koncernu PPAS. Jedná se zejména o tyto kategorie osob: poskytovatelé IT služeb, poskytovatelé právních služeb, poskytovatele reklamních služeb či poskytovatelé tiskových, poštovních a kurýrních služeb. Aktuální seznam zpracovatelů je uveden na konci Informace v příloze 2.

Vaše osobní údaje zpracováváme na území České republiky, případně dalších zemí Evropské unie a Švýcarska, kde je zajištěna stejná úroveň ochrany osobních údajů jako v České republice. Do jiných zemí Vaše osobní údaje nepředáváme.

  1. JAKÝM ZPŮSOBEM ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE A JAK JSOU VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZABEZPEČENY?

Plně si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů a soukromí dodavatelů. Při zpracování osobních údajů postupujeme vždy tak, aby Vaše osobní údaje byly dobře zabezpečeny a nemohly být zneužity.

Zpracování Vašich osobních údajů může být jak manuální, tak automatizované. Automatizované zpracování probíhá v informačních systémech PPD, případně v informačních systémech našich zpracovatelů.

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány především příslušnými zaměstnanci PPD a zpracovatele, kteří k osobním údajům potřebují mít přístup pro plnění svých pracovních povinností a kteří jsou zavázáni k zachovávání mlčenlivosti o veškerých skutečnostech, údajích a datech (osobních či jiných), o nichž se dozvěděli při výkonu své práce.

Se všemi případnými zpracovateli Vašich osobních údajů vždy uzavíráme písemnou smlouvu upravující zpracování osobních údajů, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké jsou dodržovány v PPD.

  1. Jaká jsou Vaše práva?

Vaše údaje zpracováváme zcela transparentním způsobem. Kdykoliv během zpracování Vašich osobních údajů můžete využít následujících práv:

  1. Právo na přístup k Vašim osobním údajům a na pořízení kopie osobních údajů, které zpracováváme.
  2. Právo na opravu a doplnění Vašich osobních údajů v případě, že zjistíte, že o Vás zpracováváme nesprávné nebo nepřesné osobní údaje.
  3. Právo na výmaz Vašich osobních údajů. Můžete od nás požadovat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, a my tak učiníme v případě, pokud budou naplněny podmínky stanovené právními předpisy.
  4. Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů. Na vaši žádost můžeme za určitých, právními předpisy stanovených, podmínek omezit nakládání s Vašimi osobními údaji.
  5. Právo na přenositelnost. V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely plnění smlouvy a zároveň je zpracování automatizované, máte právo na přenos takových osobních údajů jinému správci.

Máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud jsou osobní údaje zpracovány pro účely oprávněných zájmů (blíže část V. Pro jaké účely zpracováváme vaše osobní údaje?). V případě, že vznesete námitku, nebudeme zpracovávat Vaše osobní údaje do té doby, dokud neprokážeme závažné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. V případě zpracování osobních údajů pro nabídku produktů

 

Dále bychom Vás rádi informovali, že neprovádíme žádné rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás významně dotýkalo.

 

Pokud se domníváte, že došlo k porušení povinností stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u jiného příslušného dozorového úřadu.

 

Tato Informace je platná a účinná ke dni 25. dubna 2018. Práva, která Vám přiznává obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a nikoliv zákon o ochraně osobních údajů (zejména právo na přenositelnost), je nicméně možné uplatňovat až od doby účinnosti GDPR, tj. od 25. května 2018. Aktuální znění tohoto dokumentu je uveřejněno na webových stránkách www.ppdistribuce.cz a současně je dostupné na vyžádání v sídle PPD. Kontaktní údaje naleznete v kapitole I. této Informace.

 

 

 

Příloha č. 1

Seznam členů koncernu Pražská plynárenská a.s.

K datu 25. 5. 2018 je koncern Pražská plynárenská a.s., tvořen následujícími společnostmi:

Pražská plynárenská, a.s., IČO: 60193492;

Pražská plynárenská Servis distribuce, a.s., člen koncernu Pražská plynárenská, a.s., IČO: 47116471; Pražská plynárenská Distribuce, a.s., člen koncernu Pražská plynárenská, a.s., IČO: 27403505; Pražská plynárenská Správa majetku, a.s., člen koncernu Pražská plynárenská, a.s., IČO: 27436551; Prometheus, energetické služby, a.s., člen koncernu Pražská plynárenská, a.s., IČO: 63072599; Informační služby - energetika, a.s., IČO: 26420830.

 

Příloha č. 2

Seznam zpracovatelů

K datu 25. 5. 2018 využíváme při zpracování Vašich osobních údajů zejména níže uvedené třetí osoby, jakožto zpracovatele Vašich osobních údajů:

 

Oblast spolupráce

Třetí strana

IČO

Distribuce zemního plynu

Držitelé licence na obchod s plynem

N/A

Právní služby

AK fyzické osoby

N/A

Právní služby

HKR advokátní kancelář s.r.o.

4372824

Telekomunikační služby

O2 Czech Republic a.s.

60193336

Poštovní služby

Česká pošta, s. p.

47114983

Stavební činnost

Poskytovatelé investičních služeb a stavebních prací

N/A

Mohlo by Vás zajímat

13.07.2018

POZOR!! změna umístění obchodní kanceláře

Obchodní kancelář bude od 16.7.2018 přesunuta z původního místa do budovy č.56 B, která se nachází taktéž v areálu…
08.06.2018

Připravenost společnosti na GDPR

Dne 25. května 2018 nabylo napříč Evropskou unií účinnosti Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).…

09.05.2018

POZOR, plyn bude více zapáchat!!!

Pražská plynárenská Distribuce, a. s., provede v oblasti své územní působnosti, v souvislosti s ukončením zimní…

Pražská plynárenská Distribuce, a.s.

Akciová společnost Pražská plynárenská Distribuce, a.s., člen koncernu Pražská plynárenská, a.s., byla založena 7. 12. 2005, jako dceřiná společnost Pražské plynárenské, a.s. Podnětem ke vzniku společnosti bylo zákonem stanovené otevření trhu se zemním plynem v České republice od 1. 1. 2007. Od uvedeného data nabízíme služby v oblasti distribuce zemního plynu v návaznosti na dosavadní činnost v rámci Pražské plynárenské, a.s. Disponujeme technickou základnou na vysoké úrovni a širokým týmem zkušených plynárenských pracovníků, kteří mají dlouhodobé praktické zkušenosti s provozováním a výstavbou plynárenských zařízení.

Více informací o nás

Aktuální odběrový stupeň:

základní odběrový stupeň Znamená nekrácený odběr plynu podle smluvně sjednaného denního odběru plynu